Bàn làm việc chân sắt 190 Tủ sắt nội thất 190 Ghế văn phòng 190 Ghế văn phòng 190
 

Công việc sắp xếp, quản lý những tủ tài liệu, tủ hồ sơ tưởng như đơn giản nhưng lại rất khó khăn. Việc nhận thức đúng đắn giá trị của hồ sơ, tài liệu văn phòng để quản lý, khái thác và sử dụng phù hợp sẽ góp phần tích cực thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường khốc liệt ngày nay.

Bước 1: Phân loại tài liệu, hồ sơ khoa học

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực.Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ. 


h-ng-d-n-l-u-tr-h-s-t-i-li-u-cho-doanh-nghi-p.jpg 

Về cơ bản có thể phân loại theo:

6 loại hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp nào cũng có 

Chi tiết từng loại xem tại đây (click to web)

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

-     Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

-     Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

-     Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

tu-tai-lieu-van-phong-dep.jpg

Bước 3: lập danh mục quản lý

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

-     Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Bạn nên tạo một danh mục cụ thể và đưa sơ đồ đó vào máy tính.

          +  Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

 +     Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

Khi cần tìm bạn có thể tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.

-     Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên: Không phải đưa danh mục xong là xong mà bạn cần phải đối chiếu, cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.

Việc lưu trữ, sắp xếp và bảo quản tủ sắt đựng tài liệu, tủ hồ sơ văn phòng rất quan trọng. Bởi vì tài liệu, hồ sơ cũng được coi là một loại tài sản vì nó tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Nhưng chỉ cần 3 bước trên, tài sản này đã được quản lý khoa học, chuyên nghiệp hơn hẳn.
Tin mới hơn
Tin cũ hơn
Open
Close Nội thất HÒA PHÁT

Hỗ trợ Online

Hà Nội

0934 534 777 (24/7)

0917 311 386 (24/7)

0982 168 788 (24/7)

Hồ Chí Minh

0988 651 308 (Ms Nga)

0902 523 993 (Mr Tiếp) (24/7)

Giờ Làm việc:(8h-17h30)